Порядок использования архивных документов в читальных залах Российского государственного архива экономики
2. Порядок допуска пользователя в читальный зал
3. Права и обязанности пользователей
5. Порядок копирования и выдачи копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в читальном зале Российского государственного архива экономики (далее – Порядок) разработан в соответствии с
и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале Российского государственного архива экономики (далее – РГАЭ).
1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами РГАЭ, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале РГАЭ (далее – читальный зал).
1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам РГАЭ и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается.
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании прейскуранта работ и услуг, выполняемых (оказываемых) Федеральным казенным учреждением «Российский государственный архив экономики».
2. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, учёное звание, учёная степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (см. приложение 1 к настоящему Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.
2.3. Разрешение на работу в читальном зале даётся руководителем архива или уполномоченным им лицом (далее – руководство архива) на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.
Срок работы в читальном зале может быть продлён руководством архива по заявлению пользователя. При отсутствии изменений анкетных данных пользователя допускается использование анкеты пользователя за предыдущие годы при условии ее визирования пользователем. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.
2.4. Проход по пропускам для работы в читальных залах осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.
3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
3.1. Пользователь вправе:
3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинника и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.
Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.
Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.
3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами справочно-информационного фонда архива по теме исследования.
3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных услуг.
3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-коммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.
3.1.5. Заказывать единовременно и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа: до 20 единиц хранения общим объёмом не более 1500 листов из архивных фондов учреждений и организаций (либо не более одного дела свыше 1500 листов) или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (либо не более одного дела объёмом свыше 500 листов). Общее количество подлинных дел и копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов на срок – не более двух недель.
3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.
3.1.7. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.
3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.
3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, заключать договоры с архивом на копирование архивных документов техническими средствами РГАЭ или пользователя (см. приложение 2 к настоящему Порядку).
3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенного для работы пользователей.
3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением устройств копирования, собственные технические средства без звуковых сигналоа и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.
3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы, письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии аривных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска.
3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.
3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива. Делать записи в Книге отзывов и предложений.
3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов РГАЭ, для учёта архивных документов, введённых в научный оборот.
3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.2. Пользователь обязан:
3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.
3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.
3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читальных залов.
3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 × 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.12, 3.1.13.
3.2.5. Вносить в читальный зал предметы, письма и личные вещи в прозрачном пакете и/иди сумке размером не более 200 × 300 мм.
3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.
3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отстутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.
3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.
3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средств к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.
3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.
3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.
3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и служюы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).
3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.12, 3.1.13.
3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, дкументы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.
3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные.
3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу арихва в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ,
МИКРОКОПИЙ, ЭЛЕКТРОННЫХ ОБРАЗОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТНЫХ ИЗДАНИЙ, СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫХ СРЕДСТВ
4.1.Дела, документы, печатные издания, справочно-поисковые средства предоставляются пользователям на основании заполненных бланков усстановленного образца с указанием полных поисковых данных. Неправильно оформленные заказы (требования) к исполнению не принимаются.
4.2. Дела, документы и копии фонда пользования выдаются пользователю не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа, в объёмах и на сроки, установленные в п. 3.1.5.
и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа (требовании) и в книге выдачи дел за каждую единицу предоставленного материала.
4.3.Описи дел, документов, печатные издания, материалы справочно-информационного фонда архива выдаются пользователю в день их заказа. Доступ к автоматизированным справочно-поисковым системам через компьютеры, находящиеся в читальном зале предоставляется пользователю в день заказа.
4.4. По окончании работы в день посещения читального зала дела и описи сдаются сотруднику читального зала.
4.5. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
4.5.1. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела на рабочем столе (незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время), писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.
4.5.2. Пользоваться при работе с архивными делами, документами клеем, скотчем, маркером, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;
4.6. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
-
их плохого физического состояния;
-
ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
-
необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
-
выдачи дел и документов во временное пользование другим организациям;
-
экспонирования заказанных материалов на выставке;
-
выдаче их другому пользователю.
В случае отказа или отсрочки выдачи дел пользователь информируется о причинах отказа и/или о сроках, в течение которого дела могут быт выданы.
5. ПОРЯДОК КОПИРОВАНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЕННЫХ ПО ЗАКАЗАМ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
5.1. Копии документов (ксерокопии, цифровые образы, фотоотпечатки) изготовливаются по заказам пользователей. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на бланке установленного образца и передаются на исполнение сотрудникам архива.
5.3. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.4. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам после подтверждения факта оплаты произведённых работ. Рекламации пользователей по срокам и качеству изготовления копий принимает сотрудник читального зала.
5.5. Частично рассекреченные документы и документы, содержащие тайну личной жизни, копируются с изъятием не рассекреченных частей текста и фрагментов, содержащих сведения, относящиеся к тайне личной жизни.
5.6. Вынос копий документов за пределы РГАЭ оформляется в установленном порядке специальным пропуском.
5.7. При отсутствии в архиве необходимых технических возможностей допускается копирование документов техническими средствами пользователей. Копирование техническими средствами пользователей производится в специальном помещении в присутствии сотрудника архива и оплачивается по договору пользователя с архивом в соответствии с прейскурантом РГАЭ. Архив не несет ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей.
6. РЕЖИМ РАБОТЫ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА РГАЭ
6.1.Информация о режиме работы читального зала РГАЭ размещена на сайте РГАЭ по адресу: http://rgae.ru/deyatelnost/uslugi/chitalnyi-zal.shtml.
Контактный телефон читального зала 8 (495) 580-88-17.
6.2. Режим работы читального зала РГАЭ:
понедельник, вторник, четверг 10.00 – 17.00; среда 12.00 – 20.00 (бюро пропусков работает до 18.00); пятница 10.00 – 16.00.
6.3. Первый рабочий день каждого месяца читальный зал РГАЭ закрыт на санитарный день.
6.4. Читальный зал РГАЭ в пос. Вороново работает по расписанию:
среда, четверг 10.00 – 17.00.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1. Анкета пользователя, работающего в читальном зале РГАЭ
Анкета пользователя, работающего в читальном зале РГАЭ
1. Фамилия, имя, отчество
2. Дата рождения ___________________________________________ _
3. Гражданство ___________________________________________ _
4. Место работы (учебы) и должность ____________________________________________________
(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)
5. Образование, учёная степень, звание ________________________________________________
6. Основание для проведения исследований ___________________________________________
(указать направление организации или по личному заявлению)
7. Название темы, хронологические рамки
8. Цель работы ___________________
9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона _______________________________
10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _________________
11. Номер мобильного телефона, электронный адрес
12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ___________________________
Обязательство-соглашение
Я, ___________________________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов в Российском государственном архиве экономики и обязуюсь его выполнять.
Согласен с автоматизированной обработкой и хранение данных, указанных в анкете.
Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации.
«_____ » _____________________ 200 г.
_____________________________ подпись расшифровка
_____________________________ подпись расшифровка
должность сотрудника РГАЭ
«_____ » _____________________ 200 г.
