Приложение № 7. Правила документооборота и технология обработки учетной информации
Приложение № 7
к Учетной политике
Федеральное казенное учреждение «Российский государственный архив экономики»
для целей бюджетного учета
Правила документооборота и технология обработки учетной информации
В соответствии с приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.03.2018г. №64н «О внесении изменений в приложения №1 и №2 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 №157н» и с п. 22 приказа Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016г. №256н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» периодичность, и сроки составления форм первичных учетных документов и регистров бюджетного учета, а также лица, ответственные за составление, регистрацию и хранение указанных документов (регистров) оформляется по утвержденному Графику документооборота.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и подписавшие эти документы, поименованные в Графике документооборота, (п. 9 Инструкции 157н).
Проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операции (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистрах бюджетного учета.
Сформированные регистры сдаются главному бухгалтеру не позднее 3-го числа месяца, следующего за отчетным.
Регистры бюджетного учета формируются в электронном виде без применения электронной подписи.
График документооборота
|
Наименование документа
|
Создание документа
|
Регистрация в учете
|
Хранение документа
|
||||||
|
К-во экземпляров
|
Ответственный за выписку
|
Ответственный исполнитель
|
Срок передачи на регистрацию
|
Кто исполняет
|
Срок исполнения
|
Ответственный за хранение
|
Место хранения
|
Срок хранения*
|
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере поступления
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (0504207)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Начальник отдела режима и хоз. обеспечения
|
По мере поступления
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Инвентарная карточка группового учета основных средств (0504032)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (0504103)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере выполнения ремонта
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт разукомплектации объектов основных средств
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере проведения операций
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (0504102)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
МОЛ
|
По мере поступления
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (0504104)
|
2 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере списания и согласования с Учредителем
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере списания и согласования с Учредителем
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт о списании транспортного средства (0504105)
|
2 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере списания и согласования с Учредителем
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере списания и согласования с Учредителем
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (0504143)
|
2 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере списания и согласования с Учредителем
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере списания и согласования с Учредителем
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Опись инвентарных карточек по учету основных средств (0504033)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Бухгалтерия
|
Ежегодно
|
Бухгалтерия
|
Ежегодно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Инвентарный список нефинансовых активов (0504034)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Бухгалтерия
|
Ежегодно
|
Бухгалтерия
|
Ежегодно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Оборотная ведомость по нефинансовым активам (0504035)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежегодно
|
Бухгалтерия
|
Ежегодно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (0504071)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (0504087)
|
1 экз.
|
Инвентариз. комиссия
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт приемки материалов (материальных ценностей) (0504220)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере приема ценностей
|
Бухгалтерия
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (0504207)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Начальник отдела режима и хоз. обеспечения
|
По мере поступления
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Путевой лист ф. №6(спец) Утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 №78
|
1 экз.
|
Механик
|
Водитель
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт о списании материальных запасов (0504230)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере поступления
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (0404041)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по основным средствам
|
Бухгалтерия
|
По мере поступления
|
Бухгалтер по основным средствам
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт приемки материалов (материальных ценностей) (0504220)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Комиссия по нефинансовым активам
|
По мере приема ценностей
|
Бухгалтерия
|
По мере приема ценностей
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Справка (0504833)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Заявка на кассовый расход (0531801)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
По мере оплаты
|
Бухгалтер
|
По мере оплаты
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Заявка на кассовый расход (сокращенная) (0531851)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
По мере оплаты
|
Бухгалтер
|
По мере оплаты
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Заявка на получение наличных денег (0531802)
|
1 экз.
|
Бухгалтер-Кассир
|
Бухгалтерия
|
По мере получения наличных денег
|
Бухгалтер
|
По мере получения наличных денег
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (0531844)
|
1 экз.
|
Бухгалтер-Кассир
|
Бухгалтерия
|
По мере перечисления наличных денег
|
Бухгалтер
|
По мере перечисления наличных денег
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Заявка на возврат (0531803)
|
1 экз.
|
Бухгалтер-Кассир
|
Бухгалтерия
|
При инкассации денег
|
Бухгалтер
|
При инкассации денег
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал операций с безналичными денежными средствами (0504071)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (0504082)
|
1 экз.
|
Инвентариз. комиссия
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Приходный кассовый ордер (0310001)
|
1 экз.
|
Бухгалтер- кассир
|
Бухгалтер- кассир
|
По мере выписки
|
Бухгалтер- кассир
|
По мере выписки
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Расходный кассовый ордер (ф. 0310002)
|
1 экз.
|
Бухгалтер- кассир
|
Бухгалтер- кассир
|
По мере выписки
|
Бухгалтер- кассир
|
По мере выписки
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Отчет кассира
|
1 экз.
|
Бухгалтер-кассир
|
Бухгалтер-кассир
|
По мере выписки
|
Бухгалтер- кассир
|
По мере выписки
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (031003)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
По мере выписки
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Кассовая книга (0504514)
|
1 экз.
|
Бухгалтер-кассир
|
Бухгалтер-кассир
|
Ежегодно
|
Бухгалтер
|
Ежегодно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (0504088)
|
1 экз.
|
Инвентариз. комиссия
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (0504082)
|
1 экз.
|
Инвентариз. комиссия
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Штатное расписание
|
1 экз.
|
Зам. Директора по кадрам
|
Зам. Директора по кадрам
|
Ежегодно
|
Кадры
|
Ежегодно
|
Зам. директора по кадрам
|
Кадры
|
|
|
Приказ о принятии (увольнении)
|
1 экз.
|
Кадры
|
Кадры
|
В день принятия (увольнения)
|
Бухгалтерия
|
По мере необходимости
|
Кадры
|
Кадры
|
|
|
Расчетно- платежная ведомость (0504401)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по зарплате
|
Бухгалтер по зарплате
|
По мере перечисления средств
|
Бухгалтер по зарплате
|
По мере перечисления средств
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Расчетная ведомость (0504402)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по зарплате
|
Бухгалтер по зарплате
|
Ежемесячно
|
Бухгалтер по зарплате
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Табель учета использованного рабочего времени и расчета заработной платы (0504421)
|
1 экз.
|
Кадры
|
Начальники отделов
|
2 раза в месяц
|
Бухгалтерия
|
2 раза в месяц:
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (0504425)
|
1 экз.
|
Бухгалтер по зарплате
|
Бухгалтер по зарплате
|
В день увольнения
|
Бухгалтер по зарплате
|
По мере поступления
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (0504089)
|
1 экз.
|
Инвентариз. комиссия
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Авансовый отчет (0504505)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Подотчетное лицо
|
Не позднее 3 дня после окончания срока
|
Бухгалтерия
|
В день сдачи отчета
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (0504071)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акты выполненных работ, оказанных услуг
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Директор
|
По мере выполненных работ
|
Бухгалтерия
|
Не позднее 3 дней с даты подписания руководителем
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам (0504071)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал операций расчетов с поставщиками (0504071)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал по прочим операциям (0504071)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал учета лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований) (0504062)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал регистрации обязательств (0504064)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Справка (0504833)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Приказ ИНВ-22
|
1 экз.
|
Директор
|
Директор
|
По мере необходимости
|
-
|
-
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Журнал ИНВ-23
|
1 экз.
|
Главный бухгалтер
|
Главный бухгалтер
|
По мере необходимости
|
-
|
-
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (0504092)
|
2 экз.
|
Инвентариз. комиссия
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Акт о результатах инвентаризации (0504835)
|
2 экз.
|
Инвентариз. комиссия
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Бухгалтерия
|
По мере проведения инвентариз.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Оборотная ведомость (0504036)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Карточка учета средств и расчетов (0504051)
|
1 экз.
|
Бухгалтерия
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Бухгалтерия
|
Ежемесячно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
|
Главная книга (0504072)
|
1 экз.
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
Ежегодно
|
Бухгалтерия
|
Ежегодно
|
Главный бухгалтер
|
Бухгалтерия
|
|
* Сроки хранения, утверждаемые данным Графиком не должны быть меньше установленных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а также не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с соблюдением, обеспечения безопасных условий хранения с обеспечением выполнения требований законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны в соответствии с Законом РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" несет Директор Учреждения.
